Заключение контрактов — обычная деятельность, но ее эффективность у немногих компаний находится на высоком уровне. Подсчитано, что неэффективность ведения контрактов приводит к потере компаниями от 5% до 40% стоимости сделки в зависимости от обстоятельств. Однако последние технологические разработки, такие как искусственный интеллект (ИИ), теперь помогают компаниям преодолевать многие проблемы, связанные с контрактами.
В этой статье мы обсудим следующие темы:
- Эффективность контрактов: ИИ ускоряет, снижает конфликты.
- Повышение производительности: ИИ, рутинообразные контракты.
- Идентификация типов контрактов: инструменты ИИ.
- Поддержка единообразия терминов: аналитика, снижение ошибок.
- Ролевые изменения: Юристы, специалисты, новые задачи.
- Эффективное использование ресурсов: Использование ИИ.
- Ускорение процессов: Технологии ИИ.
- Разработка стандартов: Технологии ИИ.
Основной проблемой, с которой сталкиваются компании при ведении контрактов, является огромное количество контрактов, которые им приходится отслеживать. Они часто неоднородны и трудны в организации, управлении и обновлении. У большинства компаний нет базы данных с информацией по всем контрактам, не говоря уже о том, чтобы извлекать всю эту информацию эффективно. Например, большой технологической компании с несколькими сотнями контрактов по закупкам с различными сроками обновления и условиями пересмотра потребуется сотни часов и команда менеджеров по контрактам, чтобы рассмотреть и отслеживать всю эту информацию и избежать упущения обновлений.
Однако программное обеспечение на основе ИИ может легко извлекать данные и разъяснять содержание контрактов. Оно позволяет компаниям быстрее рассматривать контракты, более легко организовывать и находить большие объемы данных по контрактам, снижать вероятность конфликтов по контрактам и увеличивать объем контрактов, которые можно вести и заключать.
В моих исследованиях я заметил, что многие компании используют программное обеспечение для управления контрактами, и меньшее количество фирм, в основном те, которые имеют большой объем рутинообразных контрактов, используют более продвинутое программное обеспечение с возможностями ИИ. Эти фирмы, как правило, отмечают повышение производительности и эффективности в сфере контрактов.
Улучшенные Инструменты для Управления Контрактами
Хотя программное обеспечение для юридического анализа документов существует уже много лет, оно, как правило, помогает компаниям только хранить и организовывать их контракты. Программное обеспечение для ведения контрактов с использованием ИИ повышает планку для того, что могут достигнуть эти инструменты. Например, программное обеспечение для ведения контрактов с использованием ИИ может идентифицировать типы контрактов (даже на нескольких языках) на основе распознавания шаблонов в структуре документа. Поскольку программное обеспечение для ведения контрактов с использованием ИИ обучает свой алгоритм на наборе данных (контракты), чтобы распознавать шаблоны и извлекать ключевые переменные (пункты, даты, стороны и т. д.), оно позволяет фирме управлять своими контрактами более эффективно, потому что она знает — и может легко получить доступ — к содержанию каждого из них. Программное обеспечение с ИИ также предоставляет простые прогнозы, что имеет значение для предварительной проверки: оно может быстро просматривать большой объем контрактов и выделять отдельные контракты на основе критериев, установленных фирмой.
Текущее программное обеспечение с ИИ также может точно читать контракты в любом формате, предоставлять аналитику по данным, извлеченным из контрактов, и извлекать данные из контрактов намного быстрее, чем это было бы возможно с командой юристов. Это может показаться плохой новостью для юристов, но это не обязательно так: наличие дополнительных данных по контрактам может позволить фирмам более регулярно обновлять свои контракты, и юристы могут сосредоточиться больше на своей роли консультантов, чем на рецензии контракта.
Сохранение Единообразия в Контрактах
Программное обеспечение для ведения контрактов с использованием ИИ помогает компаниям сохранять единообразие терминов и использования во всех своих контрактах. Например, если компания хочет определить термин «конфиденциальная информация» определенным образом в своих соглашениях о неразглашении (NDA), ей необходимо удостовериться, что все ее подразделения согласны с этим определением, и что изменения в определение быстро и точно вносятся, потому что изменение может быть вредным для компании. Программное обеспечение для ведения контрактов с использованием ИИ легко поддерживает этот термин в единообразии во всех шаблонах компании и может выявлять другие термины, сигнализирующие о «конфиденциальной информации» в NDA от деловых партнеров.
Возможность идентификации и извлечения ключевых точек данных помогает фирмам также в организации и заключении контрактов. Например, компания с большим числом контрактов с поставщиками должна удостовериться, что она отслеживает вариации положений о прекращении и положений о штрафах — как в своих собственных контрактах, так и в контрактах с поставщиками. Управление вариациями требует активной организации. Но программное обеспечение для ведения контрактов с использованием ИИ может записывать и стандартизировать эти положения в контрактах компании и в тех, которые поставщики отправляют, что делает гораздо легче выявление случаев несоблюдения и обеспечивает оперативную обработку невыгодных положений.
Кроме того, программное обеспечение для ведения контрактов с использованием ИИ может быстро оценивать риск в контрактах (проводить анализ рисков намного быстрее, чем команда юристов), выявляя термины и условия, которые неоптимальны. Оно также может снизить риск человеческой ошибки при подготовке и рецензии контрактов.
Новые Процессы Требуют Новых Навыков
Поскольку новые инструменты ведения контрактов с ИИ меняют содержание контрактов, это, в свою очередь, влияет на процессы заключения контрактов, используемые фирмами. Ранее успешное ведение контрактов требовало навыков в составлении и ведении переговоров по контрактам, а также в их управлении и рецензии. Специализированные транзакции высокой стоимости зависели от групп юристов, уделяющих часы всесторонней предварительной проверке. От сотрудников также требовалось внимание к деталям, даже в случае более рутинных сделок.
Однако, когда большинство предварительной проверки, организации контракта и даже его составления выполняется с использованием программного обеспечения для ведения контрактов с ИИ, ресурсы, необходимые для создания большого объема контрактов, как простых, так и сложных, изменятся. Это не обязательно означает, что компаниям потребуется меньше юристов, а скорее, что их роли могут измениться. Например, юристы будут тратить больше времени на оценку рисков и предоставление консультаций, а не на рецензию контракта. Вместо того, чтобы большая команда ассоциатов проводила предварительную проверку до сделки, у компаний будет более маленькая, более гибкая команда, рецензирующая документы, которые выделяет программное обеспечение, а затем предлагающая советы. Профессор Джиллиан К. Хэдфилд, профессор права Университета Южной Калифорнии, специализирующаяся в области контрактного права, считает, что ИИ в контрактной деятельности приведет к более эффективному использованию юридических талантов: «юристы переориентируют свое внимание от рутины к работе намного более высокой ценности, связанной с формированием стратегий и решением сложных юридических проблем».
Точно также изменится роль специалистов по управлению контрактами. В то время как раньше соблюдение контрактов было поручено целой команде, инструменты ИИ позволяют хорошо разработанной программной платформе — в сочетании с несколькими сотрудниками — справляться с этой задачей. Вместо ключевыми навыками для роли будут являться не столько организационные навыки, сколько технические и навыки по управлению процессами для работы с программным обеспечением.
Эти улучшения в инструментах, содержании и процессах приведут к тому, что ведение контрактов станет быстрее, лучше и проще, когда эта технология станет более широко распространенной. Однако важно осознавать, что хотя ИИ и обещает многое, он не сделает все.
Технология ведения контрактов находится на полпути. Одно направление развития — в отраслях с контрактами на основе шаблонов. Здесь технология ведения контрактов с ИИ будет использоваться по модели блокчейна, позволяя контрактам эволюционировать и фактически переписывать себя в соответствии с потребностями сторон. Другое основное использование — помощь в разработке стандартов ведения контрактов, таких как обсуждение и структурирование определенных положений. Когда компании, ведущие переговоры по контракту, могут легко получить доступ ко всем похожим контрактам за последние двадцать лет, приоритизированным по отраслям, и видеть, какая формулировка наиболее часто используется, мы должны увидеть меньше трудных переговоров по положениям, что приведет к более простому процессу заключения контракта.
Понимание того, что могут и что не могут сделать инструменты ведения контрактов с ИИ, является ключевым для их успешной реализации и использования. В настоящее время они могут приносить наибольшую добавленную стоимость компаниям с большими объемами контрактов — сокращать время, затраченное на рецензию контракта и его составление — и компаниям, которые проводят более рутинные сделки. Но по мере развития этой технологии практически уверенно, что она однажды пригодится всем фирмам.
